消耗品購買業務フローの統一化により全社的な業務効率化を実現
申請から発注がタイムリーに、かつガバナンスも強化！！
2019年に創立100年を迎えた新日本理化株式会社は「もの創りを通して広く社会の発展に貢献する」という経営理念のもと、水素化技術をはじめとする独自技術を基盤に天然油脂化学・石油化学の両分野を手がける化学素材メーカーとして、暮らしと産業を支える多様な製品を提供されています。
社会環境の変化にワークスタイルも柔軟に対応できるようにと、業務のデジタル化や効率化を進めるなか、パーチェスワンをスピード導入されました。パーチェスワンによる「業務効率化」、「社員満足度の向上」、「内部統制強化」、「スピード導入」を成功事例として、着々と他拠点へ横展開されている背景をお伺いしました。
業務の効率化
社員満足度の向上
内部統制強化／スピード導入
導入前の課題
“非効率な購買業務と分散購買の改善”
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- 手作業や目視の多さなど、非効率な購買業務の改善
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新日本理化ではもともと購買システムを導入しておらず、従来から購買依頼の在り方は、現場社員が欲しいものを申請フォーマット（社内承認システム）で申請し、管理職が承認したのちに、購買担当者へ依頼するといった形で、あまり効率が良いとは言えない運用でした。 また事業所によって申請フォーマットが個別に存在するなど、システム管理のための工数も別に発生していました。
一方、購買担当者は発注先ごとに注文品を確認し、送料がかからないように、依頼品を取りまとめて注文するなど、一つ一つの業務に時間も手間もかかっていました。限られた人員での運用体制では、発注作業が担当者に集中することや、依頼から納品までのタイムラグについても大きな課題でした。
さらに納品後は、注文書に沿って注文内容の漏れが無いかを目視で確認、納品書と請求書の照合、基幹システムへの入力などが発生しており、「購買依頼業務」に関わる業務を効率化し、それぞれの業務時間を短縮するための仕組化の必要がありました。
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- 事業所ごとに存在していた購買運用の統一化（内部統制の強化）
- 事業所ごとに別々に購買管理、運用していたため、購入価格や採用しているサプライヤ様もばらばらで、また、事業所ごとに異なる購入フローがあるなど、問題意識はあったものの、どのように業務フローを統一化すれば良いか悩んでいました。
パーチェスワンクラウドに決めた理由
搭載カタログの“「網羅性」とユーザー目線の「使いやすさ」、「導入スピードの速さ」”で導入決定
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- カタログの網羅性
- 新日本理化でよく購入している対象物品のカタログ品（アスクル、たのめーる、モノタロウ、アズワン、オレンジブック）の大部分は、パーチェスワンで搭載可能なECサイトでほぼ購入できることが、導入を検討する際に大きな決め手になりました。 また、これまでは購買担当者が依頼者の要求にあわせて、個別に各ECサイトを探して、購入品の価格、仕様、納品日等を比較、検討していましたが、それらも購買担当者を経由しなくても、ユーザー自身が比較表などの機能を用いて比較、承認者が承認後に自動で発注までできるなど、運用面、作業効率面、双方から改善できると感じました。
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- ユーザー目線の使いやすさ
- 標準画面のUIなどメニューの直観的な使いやすさ、分かりやすさを第一優先に選定しましたが、ユーザーがよく発注する品目を集めたカタログを自身で作ることができることや、他ユーザーの発注状況を確認できることで重複発注を防ぐことにつながるなど、社員の使い勝手としても良いと評価しました。
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- 承認ワークフローや勘定科目などの設定の自由度
- 柔軟なワークフローの設定や、原価センター、勘定科目など各種項目を組み合わせて活用することで、新日本理化独自の運用に合わせられること、今後も自社で運用しやすそうな点なども含めて導入に最適だと判断しました。
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- 導入スピードの速さ
- 新日本理化はスモールスタートだったこともあると思いますが、パーチェスワンは最短10日前後で導入できるとのことで、素早く対応体制も整えていただけました。システム導入に不慣れだった私たちにも、丁寧かつ迅速にサポート対応いただき、社員の負担も少なく、スムーズに導入することができました。
導入効果
消耗品購買業務の“劇的な効率化、内部統制強化の横展開に成功！”
注文～納期までの期間短縮、使い勝手の良さで“社員満足度の向上”へ
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- 劇的な購買業務の効率化
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パーチェスワンを導入したことで現場が直接注文できるようになり、担当者に集中していた発注業務が削減され購買業務の効率化が実現できています。
システム関連のハード面においても会計システムへの入力等も問題無く行えていること、別管理で運用していた発注システムも不要となったことで、システム対応の管理工数の削減という点でも、メリットが発揮できています。
請求書に関しても、これまで各事業所において納品書と照合し伝票を入力していましたが、Webでの検収処理により納品書が不要になり、請求データが画面上で管理できるようなったことで、紙の請求書対応が不要になりました。また管理部門での一括伝票入力が実現できたことにより、伝票計上の業務工数が大幅に削減され、かつペーパーレスの推進にも貢献しています。
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- 社員満足度の向上（使い勝手のよさと安心できるサポート体制）
- システムの基本的な使い勝手が非常によく、操作もわかりやすいため、導入に際してもまったく混乱することなく、順調に行えました。さらにシステム導入前にあった発注から納品までのタイムラグも大幅に削減できていることなど、社員の満足度は高いと感じています。またサポート体制も充実しており、導入したら終わりではなく、商品に関するトラブルに関しても、パーチェスワンのヘルプデスクに相談すると丁寧にサポートしてくれるので、安心して利用できています。
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- コンプライアンス・内部統制強化
- 承認ワークフローや納品先の個別登録など、新日本理化独自の運用もシステム内で実装できたことで、コンプライアンス・内部統制の強化にも大きく貢献しています。
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- 早い段階で成功した横展開
- 導入した当初、導入スピードが速いことや、社員が受入れやすい操作性などのメリットについて、十分体感することができたので、早々に複数拠点への展開を決定しました。横展開を支援してくれる SB C&Sさまのサポート力もあり、当初想定していたよりも早いスピードで全社的な業務効率化を展開できています。
今後の展望
さらなる利用の拡大で“全社的な業務の効率化を推進”します
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導入当初は3部署のみのスモールスタートで始めましたが、現在は研究所や工場など全事業所（６拠点）に利用を拡大しました。
今後も SB C&Sさまにご協力いただきながら、パーチェスワンの運用を定着させ、全社的な業務の効率化を推進したいと考えておりますので、継続的なご支援をよろしくお願い致します。
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導入当初は3部署のみのスモールスタートで始めましたが、現在は研究所や工場など全事業所（６拠点）に利用を拡大しました。
