電子契約とは

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紙の契約と電子契約の違い

一般的に企業間の契約では、裁判における証拠性や、各種法令を遵守するため、書面に署名捺印を行った紙の契約書を用いて合意し、
それを契約当事者双方で保管しています。
一方、「電子署名」と「タイムスタンプ」を付加した電子文書(PDF)をインターネットを経由して合意成立を行い、
電子文書(PDF)のままサーバなどに長期保存する契約締結の手段として電子契約という契約手段があります。
電子契約は、電子署名法や電子帳簿保存法など法的環境整備と電子署名やタイムスタンプなどの技術基盤整備を背景に、
安全かつ安心してやり取りができ、スピードとコスト削減を求める企業ニーズにマッチした新たな契約手段として近年非常に注目されています。

  電子契約 書面契約
1.媒体 PDF等電子文書
2.証拠力 電子署名 押印
3.交換方法 Web上で交換 郵送又は持参
4.保管方法 サーバーに自動保管 キャビネットに保管
5.解説 電子文書をWeb上で交換し、電子署名することで締結され、サーバー上で電子データで保管される企業間の契約 紙契約書を郵送か持参で交換し、捺印することで締結され、キャビネットに紙で保管される企業間の契約

電子契約化のメリット

電子契約化のメリット

電子契約化のメリットとして、様々なコスト削減、契約締結業務の効率化とスピードアップ、コンプライアンス強化が挙げられます。
最初に、コスト削減のうちメリットが大きいものとして印紙税の削減があげられます。印紙税は印紙税法第2条により課税対象とされる書面の文書上で署名・捺印して合意した場合に課税され、印紙を貼ることで納税するというもので、電子的に締結する電子契約は課税対象ではなく、印紙が不要になります。
多額の印紙が必要となる契約を行っている企業にとっては、電子契約を採用することで、すぐに大幅な節税効果が実現できます。
さらに、契約書の印刷、製本、郵送にかかわる費用が削減でき、ペーパーレス化と合わせてコスト削減効果は非常に大きなものとなります。

2つ目に、紙の契約が電子契約に変わることで契約締結プロセスにある様々な煩雑な業務が効率化できます。例えば、契約書の印刷、製本、封入、投函、郵送、捺印、保管、進捗管理、督促などの作業が削減もしくは大幅に減少し、契約スピードの向上と人的工数の削減が期待できます。

3つ目に、膨大な数の契約書を簡単に検索・閲覧・共有できることから、契約進捗管理、契約文書管理におけるコンプライアンスを強化することが可能となり、さらにサインナップワンでは契約書を契約先に送付してから契約先が署名するまでの進捗状況も可視化でき、無駄のないフォローができます。

電子証明書とタイムスタンプ、長期署名について

電子証明書とタイムスタンプ、長期署名について

契契約書は、内容に合意した証として印鑑を用いて押印します。印鑑は、市区町村に登録した実印、もしくは契約用に作成した契約印(認印)が用いられ、重要度や契約先との関係により使い分けられていますが、電子契約の世界で、印鑑に相当するものが「電子証明書」で、電子証明書は認証局から発行されます。サインナップワンでは、契約印レベルでのスタンダードと実印レベルのプレミアムの2種類の電子証明書を法人向け、個人向けそれぞれにご用意しています。
そして押印にあたる電子署名に加え、その事象を信頼できる"いつ"という情報を含めて、確定する技術が「タイムスタンプ」です。
電子契約にタイムスタンプが含まれていないと、その情報はいつ作成されたのかが不明となり、整合性と否認のリスクを回避することができません。
"いつ"という情報を信頼のおける状態で 入手するために電子署名とセットでタイムスタンプを付与する必要があります。

サインナップワンは長期署名を標準サービスとして提供しており、ご利用期間中は、9年ごとにタイムスタンプを自動で付与し、契約書の検証期間を自動延長します。

関連法令

電子帳簿保存法第10条

所得税及び法人税の保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、 当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

規則第8条第1項で定める要件

  • 1.保存場所 :事業所在地、又は納税地。 ただし納税地で出力できればデータセンタ保管も認められる
  • 2.保存期間 :7年間(法人税施行規則第59条)
  • 3.措置   :電子署名&タイムスタンプ または 正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理規程の備付け、運用
  • 4.保存要件 :システム概要など関係書類の備付け、見読性確保、検索要件
サインナップワンでの対応
上記規則第8条第1項2号の定める各要件にすべて対応しています。
従って、電子データのまま税務調査にも対応可能です。

電子署名法第3条

電磁的記録であって・・・・、
当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名 (これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、
本人だけが行うことができることとなるものに限る。) が行われているときは、真正に成立したものと推定する。

サインナップワンでの対応
JCAN電子証明書を用いた電子署名を提供し、
電子契約書には電子署名を付与できるようにしています。
これにより、民事裁判において、電子契約書が真正に成立したものとの推定をうけ、
証拠となることを主張できます。

建設業法第19条(建設工事の請負契約の内容)

  • 1.建設工事の請負契約の当事者は、前条の趣旨に従つて、契約の締結に際して次に掲げる事項 を書面に記載し、署名又は記名押印をして相互に交付しなければならない。 ・・・
  • 2. 建設工事の請負契約の当事者は、前二項の規定による措置に代えて、政令で定めるところにより、当該契約の相手方の承諾を得て、 電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて、当該各項の規定による措置に準ずるものとして 国土交通省令で定めるものを講ずることができる。この場合において、当該国土交通省令で定める措置を講じた者は、当該各項の規定による措置を講じたものとみなす。
サインナップワンでの対応
相手方の承諾、各種措置を講ずることにより、建設請負工事の契約の電子化が可能になります。
関連法令:建設業法、建設業法施行令、建設業法施行規則、建設業法施行規則第13条の2第2項に規定する「技術的基準」に係るガイドライン、電子契約を行った場合の施工体制台帳の取扱いに関するガイドライン
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関係法令リンク